Više nego ikad komunikaciju ostvarujemo pisanjem a ne govorom. Pisanje postaje primarna veština za XXI vek, ali je za uspešnu komunikaciju pisanjem potrebna vežba da naučimo kako da se izražavamo, organizujemo svoje misli i uspešno prenosimo poruku. Međutim, ponekad je teško ostvariti komunikaciju pisanim putem. Kada govorimo, sagovornik može da traži pojašnjenja ili da obrati pažnju na naš govor tela, odnosno na naše neverbalno komuniciranje. Ipak, ako neko želi da prenese jezgrovitu i tačnu poruku u pisanoj formi, ne može se osloniti na neverbalnu komunikaciju. Hauard Gardner, tvorac teorije višestrukih inteligencija, smatra da problem postaje veći ukoliko stručnjak iz oblasti nije u stanju da prenese svoje ideje pravilno prilikom pisanja naučnih ili istraživačkih radova. Mnogi čitaoci ih ne razumeju kako treba i, na taj način, dolazi do pogrešnih interpretacija. Iako je uvreženo (pogrešno) mišljenje da je dobro pisanje stvar talenta i da se ne može naučiti, neophodno je raditi na razvoju veštine pisanja tokom školovanja na organizovan i sistematičan način.
U izveštaju pod naslovom "Pisanje: Karta za ulazak... ili za izlazak iz posla", Nacionalna komisija za pisanje (engl. National Commission on Writing) objavila je da dve trećine stalno zaposlenih u velikim kompanijama obavlja izvesne dužnosti koje se tiču pisane komunikacije, te da je za zapošljavanje i dobijanje unapređenja u mnogim delatnostima neophodno posedovati tu veštinu. Pisanje je važno, međutim, komisija je takođe ustanovila da je trećini zaposlenih u američkim kompanijama pisanje slaba strana. Znajući da efektivna komunikacija direktno utiče na konačni rezultat korporacije i da mnogi zaposleni ne znaju dobro da pišu, u biznisima se godišnje ulaze po 3,1 milijarde dolara da bi se zaposleni obučili da pišu. Treba preduzeti određene mere da ne bi došlo do zabune, traćenja vremena i novca, grešaka, gubitka produktivnosti i narušavanja korporativnog imidža - pri čemu su za sve krivi zaposleni, mušterije i klijenti koji pokušavaju da izađu na kraj sa nečitljivim porukama.
Kao sposoban komunikator, možete odmah da uvećate vrednosti svoje kompanije i da se izdvojite od svojih kolega koji imaju poteškoća da uobliče svoje ideje u pismenom vidu i prezentacijama. Komunikacija koja zadobija pažnju i koja se lako može razumeti neophodna je za opstanak u današnjoj informacionoj eksploziji. Od vas, kao uspešnog komunikatora, očekuje se da obradite gomilu raspoloživih informacija i da oblikujete korisne poruke koje će odgovarati potrebama mušterija ili klijenata, saradnika i supervizora i ostalih ključnih poslovnih partnera. Osim toga, sve veća upotreba elektronske komunikacije zahtevaće od vas da budete tehnološki "potkovani" i sposobni da pravila dobre komunikacije prilagodite zahtevima novonastajuće tehnologije.
Osnovne funkcije pisanog poslovnog komuniciranja su:
U profesionalnom radnom okruženju postoje četiri svrhe komunikacije i to da:
Mnogi autori udžbenika svrstavaju kredibilitet i ugled (engl. goodwill) u istu kategoriju.
Poslovna prepiska može da ima različite namene. Menadžeri pišu u cilju:
Komercijalno-poslovni značaj ogleda se u tome što se dopisivanjem održavaju stare poslovne veze, sklapaju nove, rešavaju eventualno nastali nesporazumi, itd.
Reklamni značaj predstavlja mogućnost izrade kataloga, ponuda, cenovnika i drugog propagandnog materijala, a takođe i svako tehnički dobro obrađeno pismo služi kao svojevrsna reklama i garancija sigurnog poslovanja.
Knjigovodstveni značaj pisanog komuniciranja ogleda se u knjiženju dokumenata u poslovnim knjigama.
Sa pravne tačke gledišta pisani iskazi mogu da posluže kao dokazna sredstva u slučajevima sporova, usled čega je prilikom sastavljanja bilo koje vrste saopštenja neophodno voditi računa o formulaciji rečenica i upotrebi reči i izraza, kako bi iskazi bili jasni i nedvosmisleni.