Informativna pisma pre svega pišemo kada tražimo rutinske informacije ili pružamo informacije kao odgovor na neko pitanje.

Informativnim porukama saopštavaju se:

• informacije o osobama, proizvodima, uslugama, procedurama ili opcijama;
• obaveštenja o promenama poslovanja koja su neutralna;
• poslovni pozivi;
• podsećanja, i sl.

1. U informativnim pismima najdelotvorniji je direktan pristup, stoga istaknite suštinu izlaganja na početku pisma i uključite detalje koji mogu da budu od koristi (datum, procente i sl). Na primer: "Poštovani gospodine Mitiću, menadžer naše marketinške službe prosledio mi je vaše pismo, od 1. decembra, u kome ste naveli da biste želeli da se više informišete o našim novim proizvodima." U ovom slučaju čitalac odmah saznaje da ćete mu pružiti informacije o određenom pitanju. Za razliku od pisama sa lošim vestima i persuazivnih pisama, ovde nema potrebe za ublažavanjem ili uveravanjem druge strane u vašu verodostojnost pre navođenja svrhe pisma.

2. Ukoliko tražite informaciju, koristite prijatan i neličan ton kojim ne zahtevate. Pišite sa pretpostavkom da će primalac pozitivno reagovati na vaš zahtev.

3. Pošto objasnite šta želite, opravdajte svoj zahtev ili objasnite zašto vam je važan – pružite detalje, pojašnjenja, pozadinu. Ne ponavljajte informacije iz prvog pasusa. Odgovorite na sva pitanja koja bi vaš čitalac mogao da ima. Obezbedite sve informacije neophodne da ostvarite svoj cilj.

4. Ako je to prikladno, navedite potencijalnu korist koju odgovor može doneti vašem primaocu. Pružite dovoljno detalja kako bi pogodnost učinili jasnom i ubedljivom. Možete predstaviti koristi od saradnje sa vašom kompanijom i od vaših proizvoda i usluga.

5. Ukoliko postoje, negativne elemente predstavite jasno i što je moguće pozitivnije. Možda usluga koju nudite ima ograničenja, možda su informacije nekompletne, ili čitalac mora da zadovolji određene kriterijume kako bi dobio olakšice i sl.

6. Ukoliko je vaš zahtev složen, podelite ga na stavke. Detalje prezentujte po redu važnosti za čitaoca.

7. Obavezno drugoj strani dajte do znanja šta želite da se dogodi.

8. Neka završetak pisma pokaže vašu dobru volju. Završite u prijatnom tonu ponavljajući zahtev i pružite detalje kao što su adresa, broj telefona i e-mail, kako bi primalac lakše udovoljio vašem zahtevu. Navedite da li postoji rok ili vremenski okvir u kome bi trebalo da dobijete odgovor. Na kraju, ako očekujete odgovor, iskažite zahvalnost za trud čitaoca u pružanju potrebnih informacija.