- Dopis
- Faks
- Imejl
- Saveti za uspešno pisanje poslovnog imejla
- Dodatni saveti za uspešno pisanje poslovnog imejla
- Primer: Poslovno pisanje
Dopisi predstavljaju glavi oblik interne poslovne komunikacije. Pošto se koriste u rutinskoj komunikaciji o svakodnevnim poslovnim pitanjima, korisni su za prenošenje poruka većem broju ljudi istovremeno. Dopisi nisu toliko poverljivi kao pisma. Koriste se za utvrđivanje usmenih dogovora, predstavljanje politike i procedura organizacije, dogovaranje sastanaka, određivanje dnevnog reda i prenošenje informacija, uglavnom opšteg karaktera. Mogu da se upute pojedincu, da se pošalju putem interne mreže ili istaknu na oglasnoj tabli kompanije.
Mogu se štampati na papiru ili slati elektronskim putem. Mnoge organizacije imaju svoje gotove tipske dopise. Bez obzira koji koristite, na dopisu obavezno morate imati sledeće informacije:
Datum: - Današnji datum – dan, mesec i godina
Za: - Ime primaoca (osobe ili službe kojoj je dopis namenjen) ili popis primalaca
Od: - Ime pošiljaoca i (ukoliko je potrebno) njegova funkcija ili odeljenje/sektor
Predmet: -Naslov predmeta ne bi trebalo da bude ni previše opširan, ni previše detaljan.
(Glavni deo teksta) - Poruka pošiljaoca. Iznesite ključne informacije i iznesite samo one detalje koji doprinose cilju komunikacije.
(Potpis) - Potpišite dopis ili stavite inicijale, zavisno od stupnja formalnosti u organizaciji i ciljne destinacije.
U ekstrernoj komunikaciji faks često zamenjuje poslovna pisma, a takođe se koristi i interno u organizacijama za prenošenje dokumenata između sektora i odeljenja. Verovatno jedina brža metoda prenošenja dokumenata jeste e-mail prilog (attachment), mada je spise koji nisu napisani na računaru lakše poslati faksom. Faks takođe daje i trenutnu kopiju dokumenta.
Međutim, postoje i nedostaci faksa. Uređaji za slanje faksa mogu da pošalju samo po jedan dokument. Problem nastaje i kada moramo da pošaljemo više stranica. Ti aparati su relativno skupi, tako da u većim organizacijama kancelarije uglavnom imaju samo po jedan. Ljudi moraju da nauče da se služe faksom, iako to nije mnogo komplikovanije od rukovanja aparatom za fotokopiranje.
Pri sastavljanju faksa potrebno je navesti ime pošiljaoca i primaoca, datum i predmet. Obavezno zapišite brojeve faksa primaoca i pošiljaoca. Dodajte i primaočev sektor (ili odeljenje) i broj telefona ukoliko faks prolazi preko centrale. Kratke faks poruke mogu da imaju celokupan tekst i na prvoj stranici. Ali, ukoliko su duže od jedne strane, najpre pošaljite naslovnu stranu i na njoj naznačite koliko stranica šaljete, kako bi primalac znao da li mu je stigla cela poruka.
"Elektronsko komuniciranje je toliko brzo i jednostavno da je postalo najpopularniji način za kontaktiranje ljudi. Slanje e-maila skoro da garantuje da će željene informacije stići na ciljno odredište. Mnogi poslovni ljudi putuju sa svojim laptopovima i proveravaju svoju poštu bez obzira gde se nalaze."
Imejl omogućava da se brže odgovori klijentima i saradnicima. Pruža mogućnost da se komunicira kada se želi – čak i ako je dva sata posle ponoći ili ako su pošiljalac i primalac udaljeni 2.000 km. Takođe, može da uštedi dragoceno vreme, omogućavajući zaposlenima na nižoj hijerarhijskoj poziciji da komuniciraju s izvršnim rukovodiocima, bez prolaska kroz uobičajenu formalnu proceduru. Ali, i pored svih prednosti, elektronsko komuniciranje ima specifična ograničenja. Ništa ne može da nadmaši komunikaciju licem u lice. E-mail može biti brži i znatno pogodniji, ali najbolji način da se izgradi odnos sa nekom osobom je lični kontakt. Mail ne može da prenese emocije ili ton razgovora, kao što to može poslovni sastanak ili čak i telefonski razgovor. Kada se želi poslati posebna poruka i ostaviti lični utisak, najbolje je koristiti tradicionalna sredstva za pisanje. Takvo pismo može stići nekoliko dana kasnije, ali znatno jači utisak čini taj trud vrednim. Preterana i neadekvatna upotreba e-maila i nedostatak ličnog kontakta, mogu da se negativno odraze na poslovanje. Na primer, izvršni direktori koji se veoma oslanjaju na elektronsko komuniciranje i izbegavaju lične susrete, mogu da prouzrokuju smanjenje poslovnog poleta i učine da se zaposleni osete zapostavljenim.
Uspešni komunikatori poznaju sledeća pravila korišćenja e-maila:
- znaju kako da komuniciraju brzo i ljubazno,
- znaju da u e-mailu ne treba da šalju informacije koje bi kasnije mogle biti loše za njih,
- znaju koliko je važno da još jednom pročitaju poruku pre slanja.
Kako se piše?
Svakodnevno se možemo sresti sa različitim varijantama ovog kompjuterskog termina, od sintagmi elektronska pošta i elektronsko pismo, preko polusloženica e-pismo, e-pošta, e-mejl i i-mejl, do jedne reči: imejl, mejl ili čak emajl; a nalazimo i višestruko prenošenje izvorne reči: e-mail, email i mail. Što se Pravopisa Matice srpske (izdanje 2011) tiče, pravilno pisanje ove reči je imejl i skraćeno mejl (mn. imejlovi, mejlovi), dok oblik e-mail Pravopis toleriše samo kada su u pitanju adrese, posetnice i sl.
Kreiranje kvalitetnog elektronskog pisma zahteva vašu punu usredsređenost na poruku i stavljanje u ulogu onoga kome se obraćate. Ne smete zaboraviti da pisanje odaje ličnost i profesionalizam autora. Da biste bili uspešan komunikator uvek razmišljajte o tome kako vaše poruke utiču na različite primaoce i kakav utisak o vama ostavljaju. Kako bi vas zaista poštovali i uzimali u obzir, morate se truditi da vaši imejlovi stižu do odgovarajućih primalaca, da im šaljete jedino neophodne poruke, da im se obraćate na način na koji oni očekuju, na koji neće gubiti vreme i na koji im se neće nametati neodgovarajući sadržaji.
Pre nego što pristupite pisanju imejla, zapitajte se: Zašto uopšte pišete? Razmislite zašto umesto toga ne telefonirate, ne ostavite poruku na telefonskoj sekretarici, ili ne pošaljete faks ili pismo. Pošiljaocu objasnite razlog vašeg kontaktiranja imejlom.
Ukoliko poruku šaljete na više adresa, uzmite u obzir da li ćete ih sve navesti u polju "Cc" (carbon copy) ili "Bcc" (blind carbon copy). Adresiranjem u polju "Bcc" izbegavate mogućnost da primaoci poruka vide imejl adrese ostalih primalaca, i samim tim ne ugrožavate njihovu privatnost. Ukoliko ih navedete u polju "Cc", svi recepijenti moći će da vide ko je takođe primio pismo.
Polje "Subject" služi za opisivanje prirode vaše poruke i trudite se da to ispoštujete. U naslovu poruke uvek napišite njeno značenje, jer ćete time u slučaju hitnosti primaocu biti prioritetni. Neophodno je da navedeni naslov u potpunosti odražava sadržaj poruke. Bez obzira na "instant" prirodu imejla, potrebno je kreirati dokument koji privlači i zadržava čitaočevu pažnju. Naslovom imejla to se može efektno učiniti, ali morate paziti da ne zaobiđete istinu. Neodgovarajući naslov čitaoca može zavesti jedanput, ali to može uticati da on sledeći put ignoriše ili izbriše vašu poruku i pre nego što je pročita.
Pri korišćenju priloga poruke (engl. attachment) uvek imajte u vidu recepijentovo vreme i pogodnosti. Slanje obimnih priloga treba ograničiti, jer preuzimanje velikih fajlova s Interneta može primaocu oduzeti dosta vremena. Ne treba zaboraviti i da svi primaoci nemaju iste softvere u svojim računarima i da možda neće biti u mogućnosti da otvore različite tipove fajlova, poput npr. PDF dokumenata ili Power Point prezentacija.
Slika-1 Prozor za pisanje imejla [Izvor: Autor]
Pored navedenih pravila, neophodno je obratiti pažnju i na kreiranje adekvatnog sadržaja elektronskih poruka. Poslovni imejlovi se razlikuju od ličnih. Oni su bliži poslovnim pismima nego telefonski kontakti ili susreti licem u lice. Međutim, ne treba zaboraviti - iako je elektronska poruka formalnija od razgovora telefonom, ona je mnogo manje formalna od poslovnog pisma, što dozvoljava određenu dozu opuštenosti u komunikaciji. Kako bi se stvorio i održao odgovarajući ton u pismu budite ljubazni, uviđavni i prijateljski nastrojeni. Smešite se dok pišete – ton vašeg pisma to će preneti čitaocu. Ukoliko ne poznajete osobu kojoj pišete, obraćajte joj se sa Vi, Vaša, Poštovani. Velikim slovom V se obraćamo samo jednoj osobi iz poštovanja. Ukoliko ima više osoba, onda se piše malim slovom! Trudite se da oslovljavate osobu kojoj se obraćate. Budite obazrivi da ne upotrebljavate izraze iz sajber jezika, koji je prisutan na internetu. Izbegavajte neodgovarajuće skraćenice, sleng izraze, nestandardne znakove interpunkcije u poslovnom e-mailu, jer to pre može da optereti čitaoca nego da ga zabavi i oraspoloži.
Kako bi vaše poruke ostavile odgovarajući utisak na poslovne partnere, potrebno je da budu kratke, jasne, jednostavne i ekonomične u sadržaju. Dovoljna su dva do tri kratka pasusa u kojima možete istaći: ko, šta, kada, gde i zašto piše. Ako je potrebno izneti više podataka, vodite računa da bez opravdanih razloga dužina vaše poruke ne prelazi visinu od dva ekrana, jer predugački mailovi ne zadržavaju pažnju mnogih primalaca. Koristite odgovarajući, lako čitljiv font, kakvi su npr. Times New Roman, Arial, Verdana ili Georgia. Pogodna veličina slova je između 10 i 12. Ne stvarajte u pismu utisak da vičete ili šapućete (pisanjem celog maila samo velikim ili samo malim slovima). Zbog preglednosti pravite razmake između pasusa, ali se trudite da oni ne budu preveliki, jer to može uticati na čitljivost i otežavati razumevanje poruke.
Odlika vašeg profesionalizma je i redovno proveravanje "Inbox-a", kako vaši poslovni partneri ne bi pomislili da ignorišete njihove imejlove. Proveravanje elektronske pošte treba da postane navika, kao i proveravanje telefonske sekretarice ili poštanskog sandučeta. Uvek pružite što brži odgovor, jer to je odlika poslovnog bontona i na taj način pošiljaocu stavljate do znanja da ste primili poruku. Ukoliko niste u mogućnosti da odmah odgovorite, u pismu obavezno objasnite razlog i izvinite se zbog dužeg čekanja.
Ako pišete na engleskom jeziku, izvršite spellchecking (u "Outlook Expressu" pritiskom na F7 na tastaturi) pre slanja maila, kako biste mogli proveriti eventualne pravopisne greške. Na kraju, ne zaboravite da se potpišete punim imenom i prezimenom, zanimanjem, kontakt adresom i telefonom.
Pogledajte sledeći snimak i razmislite o njemu.
