Poslovno pismo
- Poslovno pismo kao oblik pisanog komuniciranja
- Koncept poslovnog pisma
- Obavezni delovi poslovnog pisma
- Neobavezni delovi poslovnog pisma
03
Poslovno pismo kao oblik pisanog komuniciranja
Poslovno pismo je najmasovniji oblik pisanog poslovnog komuniciranja, čija je karakteristika da traži, očekuje ili pretpostavlja odgovor čitaoca.
O značaju poslovnih pisama moglo bi se izreći sledeće:
- Pismo je "ogledalo" firme. Prvi utisak dobijamo preko pisma. Zbog toga je neophodno da je pismo dobro sastavljeno, sadržajno i oblikovano. Ako je utisak loš, postoji opasnost da posao u početku propadne.
- Pisma su "ambasadori" firme, ona je reprezentuju. Kao što ambasadori sa najvećim interesom zastupaju svoju zemlju, tako i pismo zastupa firmu.
- Pisma su prodavci, posrednici i savetnici. Ona pomažu da saznamo ko su naši poslovni partneri, ona beleže naše uspehe i dostignuća.
- Pisma su naši najjeftiniji saradnici. Malim troškovima pismo pređe velike udaljenosti u svrhu postizanja uspeha.
Koncept poslovnog pisma
Koncepcija, sadržina i oblikovanje poslovnog pisma utiču na stvaranje prvog utiska o pošiljaocu.
Poslovno pismo se sastoji od obaveznih (glavnih) i neobaveznih (sporednih) delova. Kao što sam naziv kaže, obavezni delovi su suštinski i ne mogu se izostaviti. Neobavezni delovi imaju samo pomoćnu funkciju, mogu obogatiti poruku informacijama koje nisu odlučujuće, ali koje mogu imati određenu ulogu. Međutim, ovu podelu treba shvatiti uslovno, jer deo koji je neobavezan, u određenoj situaciji može biti veoma značajan.
Obavezni delovi poslovnog pisma
Postoji nekoliko obaveznih delova poslovnog pisma.
- Zaglavlje. U zaglavlju je neophodno navesti sve važne podatke putem kojih se legitimiše pošiljalac poslovnog pisma: naziv firme, delatnost, odredište (ulicu i broj), poštanski broj i mesto poslovanja. Mogu se pridodati i: brojevi telefona i faksa, e-mail, Web sajt, broj žiro računa, PIB, popis filijala firme i godina osnivanja. Zaglavlje se piše na vrhu poslovnog pisma, najčešće na sredini (može i drugačije), tako da bude upadljivo i jasno označeno. O dizajnu ovog dela pisma treba posebno voditi računa. Ukoliko se uz zaglavlje doda logotip firme (naziv firme ispisan posebno odabranim i oblikovanim pismom) i njen zaštitni znak nastaje memorandum. Memorandum mora da bude jezgrovit, sa nekoliko najvažnijih referenci o firmi – najistaknutiji deo je logotip, jer se odmah mora jasno uočiti ko je poslovni partner.
- Mesto i datum pisanja. Uglavnom se navode odmah iza zaglavlja. Datum pisma je višestruko važan. Na osnovu datuma pisanja – a ne po datumu prijema – utvrđuje se da li je pismo na vreme napisano i računa se sve što je dogovoreno. Takođe, datum je važan kako bi se ustanovilo koji su propisi tog dana bili na snazi i na osnovu kojih je realizovan određen posao.
- Podaci o primaocu. Sastoje se od naziva organizacije i/ili imena osobe kojoj je pismo upućeno i njene adrese.
- Predmet (sažetak) pisma. Predstavlja najkraći sadržaj poslovnog pisma, kratku odrednicu koja odmah ukazuje na to o čemu je reč i koja je glavna tema pisma.
- Sadržina pisma. Svojim sadržajem pismo treba da bude u funkciji obavljanja poslovnog zadatka. Potrebno je da jezik iskaza bude jednostavan, precizan, jasan, da se poštuju sintaksička i pravopisna pravila i da se vodi računa o ekonomiji sadržaja. Osnovnu strukturu sadržine pisanih poruka sačinjava nekoliko zasebnih celina:
- a) Početak iskaza je obraćanje poslovnom partneru. Od uspešnosti obraćanja zavisi koliko će primalac – posebno ukoliko je reč o prvom kontaktu – zaista ozbiljno i detaljno proučiti pismo.
- b) Uvođenje u temu pruža uvid u osnovni sadržaj i namenu poruke.
- c) Tema ili suština iskaza je njegov središni i najvažniji deo, u kome se za proces komunikacije izlažu suštinske informacije.
- d) Zaključak ima za cilj da utvrdi, tj. ponovo naglasi suštinu sadržaja poruke, sa što manje reči i po mogućstvu u jednoj rečenici.
- Pozdrav. Kao deo poslovnog bontona, predstavlja ljubazni oproštaj sa poslovnim partnerom i znak uvažavanja.
- Potpis i pečat. Svako poslovno pismo mora biti potpisano, jer bez potpisa ono nema funkciju službenog dokumenta. Ovlašćeno lice koje zastupa firmu – vlasnik firme, direktor, ili njegovi saradnici – potpisuje pismo. Potpis sačinjavaju: svojeručni potpis osobe koja potpisuje pismo, njeno odštampano ime i prezime (sa ličnim titulama) i funkcija koju obavlja u organizaciji.
Neobavezni delovi poslovnog pisma
U poslovnom pismu mogu postojati tri neobavezna dela.
1. Prilozi. To su svi dokumenti koji se prilažu pismu kao dopuna ili dokaz njegovog sadržaja. To mogu biti prospekti, katalozi, oglasi, cenovnici, uzorci itd. Mogu da se navedu ispod sadržine pisma, ili ispod potpisa i pečata. Navode se sa leve strane, od 10 slovnog otkucaja, a reč prilog se posebno označava. Ako su nazivi priloga u pismu korišćeni u okviru sistema brojeva, u ovom delu pisma se tako i navode (prilog br. 1, prilog br. 2, itd).
2. Oznaka načina otpreme pisma. Ukoliko se pismo šalje običnom poštom, to se posebno ne označava, ali ukoliko se šalje preporučeno ili na neki drugi način, to se obavezno navodi na kraju pisma, posle priloga.
3. Dodatak ili post scriptum. Reč je o naknadnom dopisivanju teksta (nakon znaka P.S.) na kraju pisma, posle potpisa i pečata. Ovaj deo pisma treba da bude posvećen glavnom argumentu poslovne saradnje. Nikada u post scriptumu ne treba dodavati ono što je propušteno u pismu, jer to ostavlja utisak nemarnosti i nepažnje i inicira negativno mišljenje o pošiljaocu. Dodatak treba da bude što kraći i jasniji.
