Pisana komunikacija je oblik verbalne komunikacije koji se u ostvaruje putem pisanih reči i simbola. Prednosti pisane komunikacije su: stalnost, jednostavno razumevanje, mogućnost saopštavanja velikog broja informacija i podataka u istom trenutku, mogućnost pripreme, mogućnost istovremenog slanja jedne poruke većem broju primalaca, smanjena mogućnost greške. Nedostaci pisane komunikacije su: zahtevanje određenog vremena pripreme, nemogućnost uspostavljanja direktne povratne sprege sa primaocem poruka i nemogućnost uvida u njegovu direktnu reakciju.

Osnovna pravila pisane komunikacije su: 1. Razjasnite svoj cilj, 2. Budite usredsređeni na onoga kome je poruka upućena, 3. Jasno iskažite svoju ključnu poruku, 4. Neka vaša poruka bude kratka i jasna, 5. Utvrdite svoju strategiju pisanja.

Razjasnite svoj cilj podrazumeva sledeće: objasniti ili opravdati postupke, preneti informacije, izvršiti uticaj na čitaoce,saopštiti dobru ili lošu vest, zahtevati akciju. Budite usredsređeni na onoga kome je poruka upućena podrazumeva sledeće: nećete uspeti da ostvarite vezu sa svojim klijentima ako ne razumete njih, njihove želje i način na koji najradije primaju informacije. Ako čitaoci razumeju šta pokušavate da im saopštite i šta treba da budu njihovi naredni koraci, njihov posao će biti mnogo lakši. Jasno iskažite svoju ključnu poruku podrazumeva sledeće: poruka treba da bude iskazana jasno i sažeto – uglavnom u jednoj ili dve rečenice. Najčešće će vaša ključna poruka biti iskazana na samom početku ili u uvodnom delu dokumenta. Savet: da biste bili što jasniji - vodite računa da u jednom dokumentu obradite samo jednu temu. Savet - neka vaša poruka bude kratka i jasna - ima veze sa sledećim. Osobe kojima pišete sigurno cene svoje vreme, pa samim tim i sažete dokumente. Ako se potrudite da dokument bude kratak, vaša ključna poruka će biti upadljiva i istaknuta. Utvrdite svoju strategiju pisanja se odnosi na sledeće: pre nego što počnete da pišete, razmislite o tome ko treba da započne komunikaciju.. Razmotrite da li dokument pišete prerano ili prekasno. Pažljivo razmislite o tome koji je idealan oblik komunikacije (razmotrite vaš cilj, publiku i informaciju koju želite da saopštite).

U ovoj lekciji smo predstavili značaj pisane komunikacije. Upoznali smo se sa sledećim aspektima koji su važni pri pisanju poslovnog pisma: koncept pisma, forma pisma, kreiranje sadržaja pisma, vrste pisama. Posebna pažnja posvećena je pisanju dopisa, faksa i e-maila.